5S活動×IT・DX｜失敗しない「情報の5S」の進め方と具体策

なぜ今**「5S活動」が「IT・DX」**の成功に必要なのか？

• 「DXを進めたいのに、現場がついてこない」
• 「ITツールを入れたが、結局使われていない」
• 「共有サーバーのフォルダが迷宮入りしていて、誰も整理しようとしない」

 

こうした悩みは、業種や企業規模を問わず多くの現場で聞かれます。
そして、その根本原因を辿ると、意外にもテクノロジー以前の問題に行き着くことが少なくありません。

それが、
情報・業務・ルールが整理されていない状態です。

5S活動というと、
「工場の整理整頓」「掃除の取り組み」
というイメージを持たれがちですが、本質はそこではありません。

5Sとは本来、
👉 人が考えやすく、動きやすくなる“環境”をつくる活動
です。

この記事では、

• 5S活動をIT・デジタル領域にどう展開するのか
• なぜ5SがDXの土台になるのか
• 現場主導でIT・DXを“使いこなす組織”をどう作るのか

を、「精神論」ではなく具体例ベースで解説していきます。

5S活動 × IT × DX
この3つは、実は切り離せない関係にあります。

最新ツールも「ゴミ屋敷」では動かない

「5S活動（整理・整頓・清掃・清潔・躾）」というと、工場の工具管理やオフィスの掃除を想像されがちです。

でも、これからの時代に同じくらい重要なのが、サーバー・クラウド・PCの中を対象にした「情報の5S」です。

1. AI導入の前に立ちはだかる「物理的」な壁

物理的な片付けと同じで、不要なモノが溢れている部屋に最新の「全自動お掃除ロボット（AI）」を入れても、障害物にぶつかって動けません。データ活用もまったく同じで、「要るデータ」と「要らないデータ」が混在したままAIに学習させても、精度の低い答えしか返ってこなくなります。

ここで多くの企業がつまずくのが、「整頓（並べ替え）」から始めてしまうこと。
本来の5Sは順番があり、最初にやるべきは整理＝徹底的に分けて、不要を処分することです。
DXやAIは“導入すれば賢くなる魔法”ではなく、土台（データ・情報環境）が整って初めて性能を発揮する道具なんですね。

2. 多くの企業が抱える「見えない損失」

情報が整理されていない損失は、「なんとなく時間を取られる」レベルに見えて、実はかなり深刻です。

たとえば マッキンゼー は、社内情報を探したり、助けてくれる人を探したりする行為に、勤務時間の“約5分の1（nearly 20%）”が使われていると示しています。

つまり「探す・確認する・人に聞く」が常態化している職場では、DXツールを入れても、その効果が“前提条件”で相殺されがちです。

また、ガートナーの調査では、デジタルワーカーの47%が、仕事に必要な情報やデータを見つけるのに苦労していると報告されています。

こうした状態のままでは、AI・RPA・BIなどを導入しても「入力がバラバラ」「格納場所が不明」「最新版がわからない」といった“手前の詰まり”で止まってしまいます。

オフィスとPCを守る「情報の5S」とは？

「情報の5S」とは、サーバー・クラウド・PCの中を、5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）の考え方で整え、「いつでも、誰でも（AIでも）、すぐに取り出せる状態」をつくることです。
言い換えると、IT化・DXで成果を出すための「データの使いやすい環境づくり」です。

トヨタ式の「ムダ」で見ると、デジタルの問題点がハッキリする

トヨタ生産方式の「ムダ」の考え方で、デジタル環境の“詰まり”を見える化すると、やるべきことが一気に明確になります。

• 在庫のムダ（サーバー容量の圧迫）昔のバックアップデータ、重複ファイル、「いつか使うかも」で残した資料が積み上がり、保管も管理もコスト化します。
• 動作のムダ（探す・調べる）フォルダ階層が深すぎる／命名がバラバラで検索できない／開いてみないと中身が分からない——これが毎日の“探し物”になります。

この2つを減らすだけでも、「5S活動 IT」「5S活動 DX」でよく聞く“停滞感”はかなり改善します。

👉 トヨタ生産方式の基本『7つのムダ』を解説！覚え方と優先順位

デジタルでも鉄則は同じ。「整理」から始める

5Sは「整理→整頓→清掃→清潔→しつけ」の順番で進めるのがポイントで、特に最初の「整理」が最優先です。

ここで言う整理は「きれいに整える」ではなく、必要・不要・急がないに分け、不要を徹底的に処分すること。

デジタルに置き換えると、まずは

• 「同じ内容のファイルが複数ある」
• 「最新版がどれか分からない」
• 「誰も使っていないのに残っている」

を“分ける・減らす”ことから始める、ということです。

情報の5Sは、DXの「前段」を整える活動

DXは、ツール導入がゴールではなく「業務が回る仕組み」をつくること。
情報の5Sで「探さない」「迷わない」「間違えない」状態ができて初めて、AI活用・自動化・データ分析が“効く”ようになります。

今日からできる！「IT・デジタルの5S」実践テクニック

精神論ではなく、明日からオフィスで実践できる「情報の5S」の手順を紹介します。
ポイントは、見た目を整える前に「捨てる基準」を作り、誰でも同じ判断で運用できる状態にすることです。

パソコン整理完全ガイド！5Sで効率的なデスクトップ・フォルダ管理

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【整理（Seiri）】デジタル「赤札作戦」で捨てる基準を作る

5Sで最重要なのは「整頓」ではなく、まず「整理（捨てること）」です。
整理は「きれいに整える」ではなく、徹底的に処分するための判断基準づくりです。

• 「保留フォルダ」を作る：判断に迷うファイルは捨てずに「保留フォルダ」へ隔離します。
• 期限ルールを決める：「保留フォルダに入れてから1年間アクセスがなければ廃棄」のように、迷いを消すルールを置きます。
• 分類の基準を明文化する：「いる／いらない／急がない」をチームで揃えるだけで、後戻りが激減します。

👉 5Sの整理とは？目的・基準・進め方まで失敗しないコツを徹底解説

【整頓（Seiton）】データの「3定管理」でAIが読める状態にする

整頓は「必要なモノを、いつでも、だれでも、すぐに取り出せる状態」。そして整理が終わって“要るモノだけ”になってから進めるのが鉄則です。
デジタルでは、3定（定位置・定品・定量）を「フォルダ×命名×版管理」に落とし込むのが効きます。

• 命名規則を統一：「日付_案件名_担当者」など、誰が見ても意味が取れる形に揃えます。
• “不明ファイル置き場”を作る：正体不明を放置せず、専用フォルダで一時保管→月1で棚卸しします。

👉 5Sの整頓とは？意味・3定から進め方・事例・失敗対策まで徹底解説

【清掃（Seisou）】デスクトップは「1列以内」を死守する

PCのデスクトップは作業机と同じ。アイコンが散乱すると、判断コストが増えます。
そこで、運用ルールを視覚で守れる基準にします。

• 基準：デスクトップのアイコンは「左側1列（多くても2列）」まで。
• セットでやると効く：使わないショートカットは削除／ファイル・フォルダはルールで整理／不明ファイルは専用フォルダへ。

👉 5Sの清掃とは？意味・目的・効果・ルール化のポイントを徹底解説

5S活動を形骸化させない「組織と人」の育て方

「5s活動 it」「5s活動 dx」で検索される方の多くが悩むのが、「活動が定着しない」という問題です。
ここを突破する鍵は、ツールやルールの前に“運用する人と組織の設計”にあります。

1. トップダウンの号令だけでは失敗する

「DXをやれ」「フォルダを片付けろ」と上司が指示するだけのトップダウン型は、現場に「やらされ感」を生み、定着しにくい──これは5Sでも同じです。
理想は、現場の社員が「このフォルダ構成は使いにくい」「検索に時間がかかる」と自分で気づき、改善提案が出てくるボトムアップ型。

ボトムアップ型は、社員が問題を見つけ、解決策を考え、実行することで主体性・考える力・風土の活性化につながる、と整理されています。

👉 なぜボトムアップ式5Sが組織を変える？成功のポイントと継続の仕組みを解説

2. 人を責めずに「仕組み」を責める

データがぐちゃぐちゃになるのは、社員の性格のせいではありません。 「誰でも迷わず保存できるフォルダ構成」や「命名ルール」などの仕組み（システム）がないことが原因です。

トヨタ式の考え方として、「人を責めるな、仕組みを責めろ」が挙げられており、ミスを減らすには感情的に叱るのではなく、ミスが起きない仕組みを作ることが重要だとされています。
DXも同じで、「片付けられない社員」を叱るより、「片付けられない仕組み」という“バグ”を修正する発想が、導入後の定着率を一気に上げます。

3. 【躾】AI時代に必要な「違和感に気づく力」

5Sの最終段階である「躾（しつけ）」は、単にルールを守ることではなく、いつもと違う状態・違和感に気づける状態（気づく力）だと整理されています。
これが、IT・DX、そして生成AIの時代にはさらに重要になります。

たとえば、AIの出力を鵜呑みにせず、
「このデータ、なんかおかしいぞ？」
「この分類方法は非効率だ」
と気づける感性が、AIのエラー（ハルシネーション）を防ぎ、デジタルの品質を担保する──という視点です。

※この“気づく力”は、最初から高いレベルを求めるより、ハードルを下げて小さく習慣化する（例：30秒だけ整える）ことで育ちやすい、とされています。

👉 5Sの「躾」に違和感？誤解されがちな「躾」の本当の意味とは

4. 定着する職場は「対話の型」を持っている

5Sは、社員間のコミュニケーションを活性化し、相互理解を深める機会でもあります。

たとえば、リーダーが「意見ありますか？」ではなく「〇〇さんはどう思う？」と一人ずつ問いかけることで、当事者意識が生まれやすい──こうした“問いの型”が、改善提案の文化を支えます。

👉 意見を吸い上げる会議の進め方｜ボトムアップで社員の主体性を育む方法

 

よくある質問（FAQ）：情報の5SでDX・AI導入を成功させるために

Q. 「情報の5S」とは何ですか？通常の5Sと何が違うのですか？

サーバー・クラウド・PC内の“情報”を、探さず迷わず使える状態に整える5Sです。
対象が「モノ」から「データ・ルール・運用」に広がるのが違いです。

Q. DXやAI導入がうまくいかない原因は、なぜ「情報整理不足」に集約されるのですか？

A：入力データが散乱・重複・最新版不明だと、AIも人も判断ミスと手戻りが増えます。
ツールの前に“使える情報環境”がないと効果が出ません。

Q. IT・DXのための5Sは、どこ（共有サーバー／クラウド／個人PC）から始めるべきですか？

A：まずは「全員が触る共有領域（共通フォルダ・共有ドライブ）」からが最短です。
次に個人PCのデスクトップ／DLフォルダを“散らからないルール”で整えます。

Q. ファイル命名規則は、最低限どこまで決めれば十分ですか？

A：最低限は「日付（YYYYMMDD）＋案件/テーマ＋版（v1等）＋担当」の型でOKです。
検索・並び替え・引き継ぎが一気に楽になり、AI/RPA連携も安定します。

Q. 最新版が分からなくなる問題を防ぐには、版管理（verルール）をどう決めればいいですか？

A：「最新版フォルダを1つに固定」「版はv01→v02で連番」「更新履歴は冒頭に1行」などで統一します。
“最新がどれか迷う”状態を仕組みで潰すのがコツです。

Q. 「人を責めずに仕組みを責める」とは、情報管理では具体的にどういうことですか？

A：「保存ミスする人が悪い」ではなく「迷わず保存できる場所・名前・手順がない」が原因と捉えます。
ルールと導線（テンプレ・保存先・命名例）を整えて、誰でも正しくできる設計にします。

まとめ：5SはDXの「一丁目一番地」

「5S活動」は決して古臭いアナログ手法ではありません。
IT化やDXを成功させるための最優先事項（＝土台づくり）であり、ここを飛ばして成果を出すのは難しい──この記事の結論はここです。

AIやDXの導入でつまずく現場では、多くの場合、

• どこに何があるか分からない
• ファイル名がバラバラで検索できない
• 最新版が分からない／判断基準がない

といった「手前の詰まり」が起きています。

 

だからこそ、やるべき順番はシンプルです。

• 整理：捨てる基準を作る（デジタル赤札・期限ルール）
• 整頓：誰でも迷わない構造にする（命名規則・定位置化）
• 清掃：いつも綺麗に保ち、メンテナンスを行う
• 清潔・躾：仕組みとして回し、違和感に気づける文化にする

まずは足元のフォルダ1つ、デスクトップのアイコン1つからで構いません。
小さな「整理」が積み重なるほど、AI活用・自動化・分析の精度が上がり、現場が“使いこなす側”に回れるようになります。